Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl
Modello di organizzazione
Gestione e Controllo
d.l.gs 231/01

Indice

  • Definizioni
  • Premessa
  • Il rapporto con gli Stakeholders
  • Validità ed applicazione del Codice Etico;
  • PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
  • Conformità a leggi e regolamenti
  • Integrità morale
  • Trasparenza
  • Partecipazione del cliente
  • Diligenza e accuratezza nell’esecuzione dei compiti e dei contratti
  • Correttezza in caso di potenziale conflitti di interessi
  • Riservatezza
  • Comunicazione all’esterno
  • Uguaglianza
  • Tutela Ambientale e della pubblica incolumità
  • Correttezza nella gestione della contabilità della società
  • NORME DI COMPORTAMENTO
  • Comportamento degli Organi sociali
  • Rapporti con la Pubblica Amministrazione
  • Rapporti con il personale
  • Obblighi del personale dipendente e dei Fornitori
  • Gestione di documenti e sistemi informatici
  • Rapporti con clienti e Fornitori
  • Rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali
  • Rapporti con i Mass Media
  • Rapporti con la concorrenza
  • CONTABILITA’ E PREVENZIONE DEI REATI
  • Trasparenza della contabilità e prevenzione dei reati societari
  • Reati societari
  • Reati con finalità di terrorismo ed eversione dell’ordine democratico
  • Abusi di Mercato
  • Reati contro la salute e la sicurezza del lavoro
  • INFORMAZIONE E RISERVATEZZA
  • Riservatezza delle informazioni e dei dati personali
  • ATTUAZIONI E SANZIONI
  • Diffusione e controllo
  • Violazioni e sanzioni
  • Modifiche ed integrazioni
  • Modalità di consultazione del Codice Etico

Definizioni
“Attività Sensibili”: le attività e/o operazioni di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl nel cui ambito sussiste il rischio di commissione dei Reati.
“Area a Rischio”: l’area in cui sono identificabili le attività e/o operazioni di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl nel cui ambito sussiste il rischio di commissione dei Reati.
“CCNL”: il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL del Commercio) attualmente in vigore ed applicato da Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl.
“Codice Etico” o “Codice”: il Codice Etico adottato da Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl.
“Consulenti”: coloro che agiscono in nome e/o per conto di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl sulla base di un mandato ovvero coloro che collaborano con la Società in forza di un contratto di collaborazione di qualsiasi natura.
“Destinatari”: tutti coloro ai quali si rivolge il Modello compresi i Dipendenti, i Consulenti, i Fornitori e i Partners.
“Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl” o la “Società”: Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl con sede legale in Via Novara, 61 – 28021 Borgomanero (NO).
“Dipendenti”: tutti i dipendenti di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl (compresi i dirigenti).
“D.Lgs. 231/2001” o “Decreto”: il Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001 e successive modifiche ed integrazioni.
“Fornitori”: Fornitori di beni e servizi della Società, professionali e non, inclusi quelli di natura finanziaria.
“Modello”: il modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001 ed implementato dalla Società.
“Organi Sociali”: il consiglio di amministrazione di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl.
“Organismo di Vigilanza” o “OdV”: l’organismo interno preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello (come qui di seguito definito) e al relativo aggiornamento.
“P.A.”: la Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi funzionari ed i soggetti incaricati di pubblico servizio.
“Partners”: controparti contrattuali di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl, sia persone fisiche sia persone giuridiche, con cui la Società addivenga ad una qualunque forma di rapporto di collaborazione contrattualmente regolato (associazione temporanea d’impresa – ATI, joint venture, consorzi, etc.), ove destinati a cooperare con la Società nell’ambito delle Attività Sensibili.
“Reati”: i reati ai quali si applica la disciplina prevista dal D.Lgs. 231/2001.
“Stakeholders”: si intendono per tali tutti i soggetti, pubblici o privati, italiani e stranieri – individui, gruppi, aziende, istituzioni – che abbiano a qualsiasi titolo contatti con Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl e/o abbiano comunque un interesse nelle attività, che l’azienda pone in essere tra cui amministratori, sindaci, Dipendenti, azionisti, Consulenti e professionisti, fornitori, clienti, Partner e competitor, pubblica amministrazione, associazioni di categoria e a carattere sociale, partiti politici, sindacati, media ed autorità competenti in materia sia di sicurezza che ambiente che si relazionano con la Società.
“Testo Unico Sicurezza”: il decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 “Attuazione dell’articolo 1 della Legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro”.

Premessa
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl offre un servizio completo alle persone danneggiate per ottenere il risarcimento dei danni provocati da incidenti stradali, malasanità, infortuni sul lavoro e in ogni altro ambito, in ogni fase di ciascun caso: da quelle stragiudiziali, servendosi anche di specialisti e consulenti fiduciari (medici legali, periti, ingegneri, ecc.), al successivo percorso giudiziario tramite la rete di legali, fino all’ottenimento del risarcimento del danno, ponendo sempre al centro del proprio operato la persona, focalizzando gli interessi del danneggiato per tutelarne in toto i diritti e prestando particolare attenzione ai bisogni ed alle necessità di coloro che subiscono un danno e che attraversano momenti caratterizzati da particolare criticità e da forte emotività. Pertanto Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl si pone come obiettivo quello di garantire alle persone danneggiate un servizio di qualità elevata, garantendo la massima tutela e il pieno rispetto di tali soggetti, che sono per definizione considerati “deboli”. La Società pertanto mira alla costante crescita e al miglioramento, investendo nello sviluppo delle risorse umane ed in particolare nel costante aggiornamento sia dal punto di vista tecnico-giuridico, sia umano e relazionale.
Ciò considerato, Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl ha provveduto a redigere il presente Codice Etico, volto a ispirare, regolare e controllare preventivamente i comportamenti che i Destinatari sono tenuti a rispettare.
Il presente documento pertanto enuncia i principi fondamentali, i diritti, i doveri e le responsabilità che la Società assume nei confronti tutti gli Stakeholders e fissa gli standard di riferimento e le norme comportamentali volte a orientare il comportamento dei Destinatari.
I principi contenuti nel presente Codice integrano altresì le specifiche regole di comportamento che i Destinatari sono tenuti ad osservare, in virtù delle normative vigenti, dei contratti di lavoro, delle procedure interne, nonché dei codici di comportamento propri della Società.
Il raggiungimento degli obiettivi di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl è perseguito, da parte dei Destinatari, con lealtà, serietà, onestà, competenza e trasparenza, nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti.
Con il presente Codice Etico, Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl intende confermare i valori e le responsabilità etiche che i Destinatari adottano nel loro operato: il rispetto formale e sostanziale delle norme e la cultura della legalità, la correttezza nei rapporti interni e nei rapporti con gli Stakeholders; la trasparenza, lealtà, correttezza, integrità ed etica professionale in ogni attività svolta, ponendo al centro del proprio operato la dignità umana; la prevenzione di atti illeciti e di reati, in particolare quelli previsti dal D.Lgs. 231/2001 e s.m.i.; la presenza di principi cardine cui ispirarsi nelle situazioni in cui non siano ancora stati redatti specifici protocolli o procedure.
Tutti i Destinatari sono tenuti ad accettare responsabilità, assetti, ruoli e regole del Codice Etico, così accettando personalmente le responsabilità verso l’interno e verso l’esterno della Società.
La conoscenza e l’osservanza del Codice Etico da parte dei Destinatari sono quindi condizioni primarie per la trasparenza e la reputazione della Società. È dovere di tutti i Destinatari conoscere il contenuto del Codice Etico, comprenderne il significato ed eventualmente attivarsi per chiedere chiarimenti in ordine allo stesso.
Le norme di comportamento previste dal Codice si applicano altresì ai soggetti che rappresentino la Società presso altre società, enti pubblici o privati ed altri organismi.

Il rapporto con gli Stakeholders
Il Codice impronta il proprio operato ad orientare la Società in particolare alla puntuale osservanza delle leggi e delle disposizioni normative vigenti. Il medesimo promuove inoltre la cooperazione e la fiducia nei confronti degli Stakeholders, in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte, nel rispetto del ruolo di ciascuno, volto a migliorare i rapporti con tutti gli Stakeholders. Il codice promuove poi in particolare l’osservanza ed il rispetto di tutte le regole organizzative e procedimentali, astenendosi pertanto da comportamenti illeciti.

La Società incentiva inoltre la riservatezza e la tutela dei dati personali, osservando le disposizioni nazionali e sovranazionali vigenti. La Società si impegna inoltre a tutelare la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, alla più ampia tutela dell’ambiente e della sicurezza dei luoghi di lavoro, attenendosi alle disposizioni previste dal D.Lgs. 81/08 e s.m.i. e intende prevenire e reprimere ogni sorta di discriminazione relativa a: sesso, età, preferenze sessuali, razza, nazionalità, lingua, condizioni fisiche o socio-economiche, credenze religiose, opinioni politiche.
Validità ed applicazione del Codice Etico
Il Codice Etico si applica a Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl, la quale si impegna a diffonderne i contenuti a tutti i Destinatari. Tutti i Destinatari, senza distinzioni ed eccezioni, sono impegnati ad osservare e far osservare i principi in esso contenuti, nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.
In particolare, la convinzione di agire in qualche modo a vantaggio della Società non consente e non giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con i suddetti principi.
Il Codice Etico è parte integrante del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo approvato dalla Società in conformità a quanto stabilito dal D.Lgs. 231/01 concernente la responsabilità amministrativa degli enti.

PRINCIPI ETICI DI RIFERIMENTO
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl si impegna nell’assoluto rispetto dei massimi standard etici in ogni momento del proprio operato, pertanto tutti i Destinatari, senza distinzioni ed eccezioni, sono impegnati ad osservare e far osservare i principi del Codice Etico nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.

Conformità a leggi e regolamenti
L’operare nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti, in conformità ai principi fissati nel Modello, nel Codice Etico e nelle procedure aziendali è un principio di riferimento per Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl.
Pertanto i Destinatari devono impegnarsi a conoscere e rispettare le norme nazionali e sovranazionali applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni, in particolare la normativa di settore, e devono in ogni caso astenersi dal commettere violazioni delle leggi o dei regolamenti di qualunque natura, realizzate da soli o in concerto con altri.
I Destinatari sono tenuti a conoscere e ad osservare inoltre, in aggiunta ai principi generali di diligenza e fedeltà previsti all’art. 2104 c.c., le prescrizioni comportamentali contenute nel CCNL.
Integrità morale
L’integrità morale è un dovere costante di tutti i Destinatari del presente Codice. Tale principio caratterizza i comportamenti di tutta l’organizzazione. Gli amministratori ed i Dipendenti, nonché coloro che a vario titolo operano con la Società sono, pertanto, tenuti con il proprio comportamento a preservare la reputazione di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl, sia nel contesto lavorativo, sia al di fuori dello stesso, tenendo un comportamento ispirato all’integrità morale.

Trasparenza
Il principio di trasparenza si fonda sulla veridicità, accuratezza e completezza dell’informazione e sulla chiarezza della comunicazione sia verso terzi, che all’interno del contesto lavorativo. Gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl si impegnano a fornire informazioni complete, corrette, adeguate e tempestive sia all’esterno (Authority, mercato, utenti, ecc.), che all’interno dell’Azienda. Le informazioni sono rese in modo chiaro e semplice, fornite tramite comunicazione verbale e/o scritta tempestivamente ed in maniera chiara ed esaustiva.
In base a tale principio, le informazioni fornite permettono che, nell’impostare i rapporti con la Società, gli Stakeholders siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.
Partecipazione del cliente
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl permette al cliente di esprimere la propria valutazione della qualità del servizio, tenendo in particolare conto dei reclami e dei suggerimenti da questi espressi.
Diligenza e accuratezza nell’esecuzione dei compiti e dei contratti
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.
Correttezza in caso di potenziali conflitti di interessi
La Società, nella conduzione di qualsiasi attività, impronta il proprio operato evitando situazioni in cui i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interessi. Con ciò si intende sia il caso in cui un dipendente o collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi degli Stakeholders, o si avvantaggi “personalmente” di opportunità d’affari dell’impresa, sia il caso in cui i clienti o i Collaboratori o i rappresentanti delle istituzioni pubbliche agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione nei loro rapporti con Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl.

Riservatezza
La Società garantisce il rispetto della riservatezza dei dati personali e delle norme applicabili alla tutela dai dati personali di carattere nazionale e sovranazionale: in particolare le disposizioni contenute nel Reg. UE 2016/679 e nel D.Lgs. 196/2003, come novellato dal D.Lgs. 101/2018.
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl pone specifica attenzione al trattamento dei dati personali c.d. “particolari”, ai sensi dell’art. 9 del GDPR e dei dati giudiziari ai sensi dell’art. 10 del GDPR.
A tal fine sona applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni.
I Destinatari, pertanto, orientano il proprio operato al rispetto del segreto professionale e della riservatezza delle informazioni di cui sono venuti a conoscenza, e pongono particolare attenzione alla comunicazione dei dati sia all’interno della Società, sia, in particolar modo, all’esterno della stessa.
Comunicazione all’esterno
La comunicazione di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl verso i suoi Stakeholders è improntata al rispetto del diritto dell’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi. Ogni comunicazione è svolta nel rispetto delle leggi, delle regole e delle pratiche di condotta professionale ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività.
La scelta del mezzo di contatto più idoneo alla trasmissione delle informazioni viene decisa, di volta in volta, a seconda dello scopo che si prefigge la comunicazione e/o il destinatario.
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl con i mass media possono essere tenuti esclusivamente con il coordinamento delle funzioni preposte, secondo le procedure interne.

Uguaglianza
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl non tollera discriminazioni, molestie e offese sessuali relative a: sesso, età, preferenze sessuali, etnia, nazionalità, lingua, condizioni fisiche o socio-economiche, credenze religiose, opinioni politiche o di altro genere.
Tutela ambientale e della pubblica incolumità
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl considera l’ambiente un bene primario. A tal riguardo, anche in considerazione dei diritti delle generazioni future, la Società si impegna a diffondere e consolidare una cultura dell’ambiente attraverso una programmazione delle proprie attività, in modo che queste siano svolte nel giusto equilibrio che deve intercorrere tra la libertà di iniziativa economica e le attuali imprescindibili esigenze ambientali.
Correttezza nella gestione della contabilità della Società
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl impone il rispetto di tutte le normative applicabili e, in particolare, le regolamentazioni relative alla redazione dei bilanci e ad ogni tipo di documentazione amministrativo-contabile obbligatoria.
Le scritture contabili sono tenute secondo i principi di trasparenza, verità, completezza, chiarezza, precisione, accuratezza e conformità alla normativa vigente. A sostegno di ogni operazione deve conservarsi adeguata documentazione, che consenta un’agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell’operazione anche a ritroso e l’individuazione di eventuali responsabilità.
La contabilità è impostata su principi contabili di generale accettazione e rileva sistematicamente gli accadimenti derivanti dalla gestione della Società.
Per ogni rilevazione contabile che riflette una transazione societaria deve essere conservata un’adeguata documentazione di supporto.
Tale documentazione deve consentire di individuare il motivo dell’operazione che ha generato la rilevazione e la relativa autorizzazione. La documentazione di supporto deve essere agevolmente reperibile ed archiviata secondo opportuni criteri che ne consentano una facile consultazione da parte sia di enti interni che esterni abilitati al controllo.
I Destinatari sono tenuti a collaborare alla corretta e tempestiva registrazione in contabilità di ogni attività di gestione e ad operare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente, in modo che il sistema amministrativo-contabile possa conseguire le proprie finalità.
I Destinatari sono tenuti a segnalare tempestivamente sia l’esistenza di errori od omissioni nel processo di rilevazione contabile dei fatti gestionali, sia l’esistenza di comportamenti non in linea con i principi indicati nel presente paragrafo.

NORME DI COMPORTAMENTO
Comportamento degli Organi sociali
Gli Organi sociali, nella consapevolezza della propria responsabilità, oltre che al rispetto della legge, della normativa vigente e dello statuto, sono tenuti all’osservanza delle prescrizioni e principi del presente Codice Etico.
In particolare, ai loro componenti è richiesto:
-di tenere un comportamento ispirato ad autonomia, indipendenza, e correttezza con le istituzioni pubbliche, i soggetti privati, le associazioni economiche, le forze politiche, nonché con ogni altro soggetto nazionale ed internazionale;
-di tenere un comportamento ispirato ad integrità, lealtà e senso di responsabilità;
-di garantire una partecipazione assidua ed informata alle adunanze ed alle attività degli Organi sociali;
-di valutare le situazioni di conflitto d’interesse o di incompatibilità di funzioni, incarichi o posizioni all’esterno e all’interno della Società, astenendosi dal compiere atti in situazioni di conflitto di interessi nell’ambito della propria attività;
-di fare un uso riservato delle informazioni di cui siano a conoscenza per ragioni d’ufficio, evitando di avvalersi della loro posizione per ottenere vantaggi personali, sia diretti che indiretti. Gli obblighi di lealtà e riservatezza vincolano tali soggetti anche successivamente alla cessazione del rapporto con l’azienda;
-di rispettare le richieste di informazioni, da parte del Collegio sindacale, in tema di applicazione alla Società di specifiche normative;
-di provvedere a presentare in Assemblea, in relazione a un determinato ordine del giorno, soltanto atti e documenti veri, completi e non alterati;
-di non acquisire o sottoscrivere quote sociali o riserve non distribuibili per legge;
-di non effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni con altre società o scissioni, in grado di cagionare un danno ai creditori.
Rapporti con la Pubblica Amministrazione
La Società individua e definisce i canali di comunicazione (email, pec, telefono) con tutti gli interlocutori della Pubblica Amministrazione (a titolo meramente esemplificativo, i Ministeri, l’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato, l’Autorità per le Garanzie nelle Comunicazioni, l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, l’Agenzia delle Entrate…) sia a livello locale, sia a livello nazionale ed internazionale.
In particolare, l’assunzione di impegni nei confronti della Pubblica Amministrazione è riservata alle funzioni aziendali a ciò preposte ed autorizzate, le quali sono tenute ad assolvere ai propri compiti con integrità, indipendenza e correttezza.
I rapporti sono altresì improntati alla massima collaborazione, dovendo in ogni caso evitare di ostacolarne l’attività istituzionale e sono svolti preservando, nelle relazioni intrattenute con le stesse, corretti ambiti di reciproca indipendenza evitando ogni azione o atteggiamento che possa essere interpretato quale tentativo di influenzarne impropriamente le decisioni.
Con riferimento ai rapporti con la PA, è fatto divieto ai Destinatari di promettere od offrire a Pubblici Ufficiali ovvero Incaricati di Pubblico Servizio, o a dipendenti in genere della Pubblica Amministrazione doni (non solo sotto forma di somme in denaro, ma anche beni), fatta eccezione per regalie di valore simbolico direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia commerciale e, comunque, tali da non poter ingenerare, nell’altra parte ovvero in un terzo estraneo ed imparziale, l’impressione che esse siano finalizzate ad acquisire dalla Società o concedere alla Società indebiti vantaggi, ovvero tali da ingenerare comunque l’impressione di illegalità o immoralità;; è fatto inoltre divieto offrire agli stessi benefici o altre utilità per promuovere o favorire gli interessi della Società in sede di assunzione di impegni e/o di gestione dei rapporti di qualsivoglia natura con la Pubblica Amministrazione, etato:
-instaurare relazioni personali di favore;
– esaminare o proporre strumentalmente opportunità commerciali ai dipendenti della Pubblica Amministrazione di qualsiasi genere che potrebbero indebitamente avvantaggiarli, al di fuori dell’ordinario trattamento riservato alla clientela;
-fornire o promettere di fornire, sollecitare od ottenere informazioni e/o documenti riservati o comunque tali da poter compromettere l’integrità o la reputazione di una o entrambe le parti;
-esibire scientemente documenti falsi o contenenti dati falsi o alterati, sottrarre o omettere documenti, omettere informazioni dovute, al fine di orientare indebitamente a favore proprio o della propria clientela le decisioni della Pubblica Amministrazione;
-utilizzare o presentare dichiarazioni o documenti falsi o attestanti cose non vere ovvero omettere informazioni dovute, per conseguire in modo indebito contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo da parte dello Stato, delle Comunità europee o di altri enti pubblici. I Destinatari sono tenuti a verificare che le erogazioni pubbliche, i contributi o i finanziamenti agevolati, erogati in favore della Società, siano utilizzati per lo svolgimento delle attività o la realizzazione delle iniziative per le quali sono stati concessi; qualsiasi utilizzo diverso da quello per il quale sono stati erogati è vietato.
Chiunque riceva richieste esplicite o implicite o proposte di benefici di qualsiasi natura da Pubblici Ufficiali ovvero Incaricati di Pubblico Servizio deve immediatamente sospendere ogni rapporto con gli stessi e riferire l’accaduto al suo diretto proprio superiore ed informare per iscritto l’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.Lgs 231/01.
In relazione ai rapporti con le Autorità di Vigilanza, nazionali, comunitarie ed estere e, in particolare, nello svolgimento delle comunicazioni e segnalazioni di tipo periodico, la Società garantisce la completezza e l’integrità delle notizie fornite e l’oggettività delle valutazioni, ricercando la tempestività degli adempimenti ad essa richiesti dalla P.A.
Inoltre, i rapporti con le Autorità di Vigilanza sono altresì improntati alla massima collaborazione, evitando, in ogni caso, di ostacolarne l’attività istituzionale.
Rapporti con il personale
La Società, riconoscendo il personale quale fattore fondamentale ed irrinunciabile per lo sviluppo aziendale, ritiene importante stabilire e mantenere con i dipendenti e i collaboratori relazioni basate sulla fiducia reciproca, sulla professionalità, sulla dedizione, sulla lealtà, sull’onestà e sullo spirito di collaborazione. La Società, di conseguenza, è impegnata a sviluppare le attitudini e le potenzialità del personale nello svolgimento delle proprie competenze, affinché le capacità e le legittime aspirazioni dei singoli trovino piena realizzazione nell’ambito del raggiungimento degli obiettivi aziendali. A tali finalità deve ispirarsi l’operatività di tutte le strutture della Società ed in particolare della funzione preposta alla gestione del personale.
La Società è impegnata ad offrire pari opportunità di lavoro e di crescita professionale a tutti i dipendenti sulla base delle capacità e delle qualifiche professionali, senza alcuna discriminazione, nonché alcuna forma di nepotismo o favoritismo. In particolare, al momento dell’assunzione, la valutazione dei candidati è effettuata sulla base della loro corrispondenza ai profili richiesti dalla Società. Il Personale è assunto unicamente in base a regolari contratti di lavoro, non essendo tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Il candidato deve essere reso edotto di tutte le caratteristiche attinenti il rapporto di lavoro. Alla costituzione dello svolgimento del rapporto di lavoro, il personale riceve chiare e specifiche informazioni sugli aspetti normativi e retributivi. Inoltre, per tutta la durata del rapporto di lavoro, il dipendente o collaboratore riceve indicazioni che gli consentano di comprendere la natura del proprio incarico e che gli permettano di svolgerlo adeguatamente, nel rispetto della propria qualifica.
È impegno della Società curare la formazione di tutto il personale dipendente e di favorirne la partecipazione a corsi di aggiornamento e a programmi formativi affinché le capacità e le legittime aspirazioni dei singoli trovino realizzazione in concomitanza con il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Ne consegue che:
-la Società, per il tramite delle funzioni competenti, seleziona, assume, retribuisce e gestisce il personale in base a criteri di merito e di competenza;
-il sistema valutativo aziendale è gestito in modo trasparente e oggettivo.
La Società esige che anche i propri Collaboratori e partner rispettino puntualmente la normativa vigente in materia di lavoro, con particolare attenzione al lavoro minorile, al lavoro delle donne, le condizioni e gli orari di lavoro, i trattamenti previdenziali, contributivi e salariali.
La Società contrasta fermamente il fenomeno del “caporalato”.
La Società applica la legislazione del lavoro e quanto previsto dalla contrattazione collettiva nazionale e di secondo livello.
La Società si impegna a rispettare i seguenti requisiti:
-non utilizzare lavoro infantile o lavoro obbligato;
-rispettare la libertà di associazione e il diritto alla contrattazione collettiva;
-assicurare condizioni di lavoro che prevengano i lavoratori da possibili lesioni e malattie, mirando alla piena soddisfazione del proprio personale, sia esso socio o dipendente;
-contrastare ogni forma di discriminazione e garantire pari opportunità e equità di trattamento a tutti i dipendenti, indipendentemente da etnia, ceto, nazionalità, religione, invalidità, sesso, orientamento sessuale, appartenenza sindacale, affiliazione politica ed età;
-effettuare la selezione tenendo in esclusiva considerazione elementi oggettivi come competenza, esperienza, istruzione rapportati alle funzioni da ricoprire;
-applicare in modo completo e imparziale il contratto collettivo nazionale di lavoro a tutti i dipendenti, corrispondendo puntualmente la retribuzione stabilita;
-concorrere alla crescita delle persone e garantire un’occupazione stabile oltre che la formazione e l’addestramento in funzione delle necessità personali e delle esigenze organizzative e gestionali;
-effettuare promozioni in funzione delle abilità dei singoli e delle necessità organizzative e gestionali;
-garantire la tutela della maternità e della paternità, nonché delle persone svantaggiate;
-effettuare i pensionamenti in base alle norme vigenti in materia;
-effettuare eventuali licenziamenti solo nei casi consentiti dalla legge e dal CCNL, in ogni caso mai per motivi discriminatori. La Società garantisce a tutti i dipendenti retribuzioni eque, dignitose e conformi a quanto previsto dal CCNL e Contratti integrativi.
Nelle buste paga sono chiaramente indicate tutte le voci relative alle spettanze e alle ritenute effettuate. La Società esige che anche i propri Fornitori e partner rispettino puntualmente la normativa vigente in materia di lavoro, con particolare attenzione al lavoro minorile, al lavoro delle donne, le condizioni e gli orari di lavoro, i trattamenti previdenziali, contributivi e salariali.
Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl mette in atto tutte le necessarie azioni preventive e protettive al fine di garantire le migliori condizioni di salute, sicurezza e incolumità negli ambienti di lavoro, conformemente alle vigenti norme in materia.
Le misure generali di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro sono:
a) la valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza e la redazione dello specifico documento;
b) la programmazione della prevenzione;
c) la riduzione dei rischi al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico;
d) il rispetto dei principi ergonomici nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro;
e) la riduzione dei rischi alla fonte;
f) la sorveglianza sanitaria dei lavoratori;
g) l’allontanamento del lavoratore dall’esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti la sua persona e l’adibizione, ove possibile, ad altra mansione;
h) l’informazione e formazione adeguate per i lavoratori e dei loro rappresentanti per la sicurezza;
i) l’addestramento adeguato dei lavoratori;
j) la partecipazione e consultazione dei lavoratori e dei loro dei rappresentanti per la sicurezza;
k) la programmazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza;
l) le misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave e immediato;
m) l’uso di segnali di avvertimento e di sicurezza;
n) la regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alla indicazione dei fabbricanti.
Obblighi del personale dipendente e dei Fornitori
Tutti i dipendenti e Fornitori di Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl, al di là di quanto previsto dal CCNL eventualmente applicabile, sono tenuti ad orientare il proprio operato ai principi di professionalità, trasparenza, correttezza e onestà, contribuendo con i colleghi, superiori e subordinati al perseguimento della missione della Società, nel rispetto di quanto previsto nel presente Codice.
La professionalità e l’impegno del personale rappresentano uno specifico obbligo, in quanto presupposti imprescindibili per il conseguimento degli obiettivi della Società. I dipendenti e i Fornitori non possono essere esonerati dall’osservanza di quanto previsto dal presente Codice Etico.
In particolare, essi si impegnano ad operare con diligenza e lealtà secondo le seguenti regole comportamentali:
-deve essere evitata ogni situazione o attività personale che possa condurre a conflitti d’interesse, anche potenziali, con l’azienda o che potrebbe interferire con la capacità di assumere decisioni imparziali, nel migliore interesse della Società;
-è vietato al personale di accettare, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni o favori in relazione a rapporti intrattenuti con qualunque soggetto terzo con cui la Società abbia un rapporto in essere al fine di influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità;
-eventuali richieste o offerte di denaro, di doni, di favori di qualunque tipo, ricevute dal Personale, secondo quanto stabilito nel punto precedente, devono essere tempestivamente portate a conoscenza del proprio superiore gerarchico e dell’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.Lgs 231/01;
-le informazioni acquisite nello svolgimento delle attività assegnate devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette nel rispetto di quanto stabilito dal Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (G.D.P.R.), e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate a terzi;
-curare le proprie competenze e professionalità, arricchendole con l’esperienza e la collaborazione dei colleghi creando, in tal modo, un clima in cui tutti i colleghi si sentano bene accetti ed incoraggiati al raggiungimento dei propri obiettivi professionali;
-l’attività di ogni dipendente e collaboratore delle strutture operative, di direzione o della rete commerciale, deve essere improntata alla massima collaborazione al fine di raggiungere la soddisfazione della clientela;
-le decisioni assunte devono essere basate su principi di sana e prudente gestione, attraverso la valutazione oculata dei rischi potenziali, nella consapevolezza che le proprie scelte contribuiscono al raggiungimento di positivi risultati aziendali;
-ogni soggetto è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, utilizzando con scrupolo e responsabilità le risorse allo stesso affidate, evitandone utilizzi impropri che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse della Società;
-occorre sempre collaborare con l’Autorità giudiziaria nell’ambito delle indagini e dei processi da questa condotti e, nello specifico, è vietato:
• esercitare pressioni, di qualsiasi natura, sulla persona chiamata a rendere dichiarazioni davanti all’autorità giudiziaria, al fine di indurla a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci;
• aiutare chi abbia realizzato un fatto penalmente rilevante a eludere le investigazioni dell’autorità o a sottrarsi alle ricerche di questa.
Gestione di documenti e sistemi informatici
È vietata la falsificazione, nella forma e nel contenuto, di documenti informatici pubblici o privati. È altresì vietata qualsiasi forma di utilizzazione di documenti informatici falsi, così come la soppressione, la distruzione o l’occultamento di documenti veri.
È vietato accedere abusivamente a un sistema informatico o telematico protetto da misure di sicurezza o mantenersi nello stesso contro la volontà, espressa o tacita, del titolare del sistema. È vietato effettuare abusivamente il reperimento, la riproduzione, la diffusione, la consegna o la comunicazione di codici, parole chiave o altri mezzi idonei all’accesso a un sistema informatico o telematico protetto o anche soltanto fornire indicazioni o istruzioni idonee al suddetto scopo.
È vietato procurarsi, produrre, diffondere, consegnare o, comunque, mettere a disposizione della società o di terzi apparecchiature, dispositivi o programmi idonei a danneggiare un sistema informatico o telematico altrui, le informazioni in esso contenute o alterarne, in qualsiasi modo, il suo funzionamento.
È vietato intercettare, impedire, o interrompere comunicazioni relative a uno o più sistemi telematici o informatici.
È altresì vietata qualsiasi forma di rivelazione, anche parziale, a terzi del contenuto delle informazioni intercettate.
È inoltre vietato installare apparecchiature volte a impedire, intercettare o interrompere le comunicazioni suddette.

Rapporti con clienti e Fornitori
La Società manifesta una costante sensibilità e attenzione alla qualità della relazione con la clientela ed al suo continuo miglioramento, essendo ciò presupposto necessario del processo di creazione e distribuzione del valore nell’azienda. I Clienti, infatti, costituiscono parte integrante del patrimonio aziendale della Società. Nei rapporti con i clienti ciascun Destinatario del presente Codice rappresenta l’Azienda, di cui è parte integrante. A tal fine, i Destinatari sono tenuti a svolgere le proprie attività nei confronti dei Clienti con professionalità, competenza, disponibilità, correttezza, cortesia e trasparenza. L’eccellenza dei prodotti e dei servizi offerti e la garanzia di dare una risposta immediata e qualificata alle richieste, costituiscono gli elementi distintivi del rapporto della Società con la clientela. I comportamenti assunti sono sempre improntati al rispetto professionale della riservatezza sulle informazioni acquisite nel corso dell’attività, nonché della vigente normativa in tema di tutela dei dati personali. I rapporti commerciali devono sempre essere orientati al rispetto di tutte le regole che attengono a una corretta gestione, evitando, in particolare, che vengano poste in essere condotte fraudolente o illecite;
Nell’ambito dei rapporti commerciali, tutti coloro che lavorano con e per Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl sono tenuti:
-a promuovere in ogni settore dell’attività, ivi compresi anche i rapporti commerciali, comportamenti leali e corretti condannando ogni possibile forma di turbamento alla libertà, nonché ogni possibile forma di illecita concorrenza, di frode, di contraffazione o di usurpazione di titoli, richiamando tutti coloro che operano nell’interesse della Società al rispetto della normativa esistente a tutela degli strumenti o segni di autenticazione, certificazione o riconoscimento;
-a contrastare e respingere qualsiasi comportamento illecito relativo alla concorrenza sleale nel rispetto della vigente normativa in materia di antitrust e di leale concorrenza, impegnandosi a non intraprendere iniziative che possano costituire violazioni di tale normativa;
-a salvaguardare i diritti di proprietà intellettuale propri e altrui attenendosi alle politiche e alle procedure previste per la loro tutela;
-a contrastare e respingere ogni comportamento volto ad acquisire opportunità commerciali con modalità illecite. Per tutelare l’immagine e la reputazione della Società –costruite attraverso l’impegno, la dedizione e la professionalità delle sue strutture –è indispensabile che i rapporti con la clientela siano improntati:
-alla piena trasparenza e correttezza, anche al fine della creazione di un solido rapporto che metta il cliente in grado di comprendere sempre le caratteristiche e il valore di tutti i servizi che gli vengono offerti contenuti nei singoli contratti;
-al mantenimento di elevati standard di qualità dei propri servizi e alla massimizzazione della soddisfazione della clientela. Le procedure interne e le tecnologie informatiche utilizzate supportano queste finalità, anche attraverso un continuo monitoraggio della clientela stessa;
-all’accurata identificazione del profilo di rischio dei clienti, punto di partenza fondamentale per offrire servizi coerenti con le loro esigenze;
-ad un tempestivo riscontro ai reclami, mirando a una risoluzione sostanziale delle controversie. I reclami costituiscono un’opportunità di miglioramento, per superare conflittualità e garantire la soddisfazione dei clienti;
-alla prestazione di cura e attenzione di ogni Cliente o categoria di Clienti, senza discriminazione alcuna in base alla loro nazionalità, religione o genere;
– all’elaborazione di una politica della prestazione economica in linea con la qualità del servizio offerto e specificato all’interno del singolo contratto sottoscritto;
-a mantenere i propri servizi accessibili alle persone disabili, eliminando eventuali barriere architettoniche;
-al rispetto della legge, con particolare riferimento alle disposizioni in tema di antiriciclaggio, nonché di lotta alla ricettazione e all’impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita;
-all’indipendenza da ogni condizionamento improprio, sia interno che esterno;
-al regolare monitoraggio del raggiungimento dei obiettivi di soddisfazione e fedeltà dei clienti, il quale viene premiato allo scopo di diffondere la cultura della relazione. La Società è aperta ai suggerimenti e alle proposte dei clienti in merito ai servizi.
-è vietato effettuare spese di rappresentanza ingiustificate, o non previste contrattualmente, e con finalità diverse dalla mera promozione dell’immagine aziendale.
I principi applicati alle relazioni intrattenute con i clienti devono caratterizzare i rapporti commerciali della Società con i propri Fornitori con i quali si impegna a sviluppare rapporti di correttezza e di trasparenza.
In particolare, sono assicurati:
-modalità standard di selezione e di gestione dei Fornitori esterni, assicurando agli stessi pari dignità ed opportunità. Nel processo di selezione degli stessi si terrà conto di obiettive e trasparenti valutazioni della loro professionalità e struttura imprenditoriale, della qualità, del prezzo, delle modalità di svolgimento del servizio e di consegna. Inoltre, si valuterà il loro apprezzamento sul mercato, la loro capacità di far fronte agli obblighi di riservatezza, che la natura del servizio offerto impone, nonché i criteri di responsabilità sociale e la loro compatibilità e adeguatezza alle dimensioni e alle necessità della Società;
-criteri e sistemi di monitoraggio costante della qualità delle prestazioni e dei beni/servizi forniti;
-contratti di fornitura improntati all’equità, soprattutto con riferimento ai termini di pagamento e all’onerosità degli adempimenti amministrativi.
La società e le proprie risorse si impegnano a:
-operare un processo di selezione, valutazione e gestione dei Professionisti/Fornitori per il conseguimento dell’obbiettivo aziendale.
-Valutare e selezionare i Professionisti/Fornitori in funzione del servizio offerto, inteso come competenza, qualità, professione, precisione nel servizio..
-Valutare e selezionare in base alla capacità di rispettare gli accordi contrattuali,nell’assenza di conflitti di interesse, in funzione dell’applicazione delle leggi e in funzione dell’adozione di comportamenti aziendali orientati alla responsabilità sociale dell’impresa.
– Valutare e selezionare in base alla capacità di innovazione e alla capacità di essere partner nello sviluppo aziendale.
– I Fornitori/Professionisti sono sensibilizzati a svolgere la loro attività seguendo standard di condotta coerenti con quelli indicati nel Codice. In particolare, essi devono assicurare serietà nel business, rispettare i diritti dei propri lavoratori, investire in qualità e gestire in modo responsabile gli impatti ambientali e sociali. Con riferimento agli stessi è fatto divieto a chiunque intrattenga rapporti con gli stessi di richiedere doni (non solo sotto forma di somme in denaro, ma anche beni), benefici o altre utilità, al fine di agevolare la loro posizione lavorativa nei confronti della Società, a scapito di altri e con il nocumento della Società medesima.
Rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali
I principi di trasparenza, indipendenza ed integrità devono caratterizzare anche i rapporti intrattenuti dalle competenti funzioni aziendali con le organizzazioni politiche e sindacali. I rapporti con queste ultime sono improntati a favorire una corretta dialettica, senza alcuna discriminazione o diversità di trattamento, al fine di favorire un clima di reciproca fiducia e un dialogo solido nella ricerca di soluzioni di elevata flessibilità. Le relazioni con i rappresentanti di organizzazioni politiche e sindacali sono riservate alle competenti funzioni a ciò autorizzate. La partecipazione, a titolo personale, dei Destinatari del Codice Etico ad organizzazioni politiche avviene fuori dell’orario di lavoro e senza alcun collegamento con la funzione svolta in Azienda.

Rapporti con i Mass Media
La Società riconosce il fondamentale ruolo informativo svolto dai Mass Media verso il pubblico. A tale scopo, si impegna a collaborare pienamente con tutti gli organi di informazione, senza discriminazioni, nel rispetto dei reciproci ruoli. Le comunicazioni della Società verso qualunque Organo di informazione devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non ambigue o strumentali; esse, inoltre, devono essere coerenti, omogenee ed accurate, conformi alle politiche e ai programmi aziendali. I rapporti con la stampa e con gli altri mezzi di comunicazione di massa sono riservati agli organi e alle funzioni aziendali preposte. Allo scopo di garantire una informazione univoca e supportare coloro che entrano in contatto con i mezzi di informazione, le dichiarazioni rese per conto della Società devono essere sottoposte alla preventiva autorizzazione degli organi e delle funzioni aziendali competenti. La promozione della Società rispetta i valori etici di cui al presente Codice, ripudiando l’utilizzo di messaggi volgari od offensivi. La Società cura le informazioni pubblicate sul sito web istituzionale in modo da renderlo uno strumento completo, efficace ed in linea con le aspettative del mercato.
Rapporti con la concorrenza
È di fondamentale importanza che il mercato sia basato su una corretta concorrenza. La Società ed i loro Fornitori sono perciò impegnati alla massima osservanza delle leggi in materia di tutela della concorrenza e del mercato in qualsiasi giurisdizione. Nessun collaboratore può essere coinvolto in iniziative o contatti con concorrenti che possano apparire come violazione delle normative a tutela della concorrenza e del mercato.

CONTABILITA’ E PREVENZIONE DEI REATI
Trasparenza della contabilità e prevenzione dei reati societari
La contabilità è rigorosamente improntata ai principi generali di verità, accuratezza, completezza, chiarezza e trasparenza del dato registrato.
I fatti di gestione devono essere rappresentati in modo corretto, completo e tempestivo nella contabilità e nelle basi dati aziendali.
Ogni transazione contabile deve essere documentata e tracciata nel rispetto, formale e sostanziale, della normativa e delle procedure in vigore, per consentire la ricostuzione in qualsiasi momento.
Il bilancio risponde rigorosamente ai principi generali di rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria nel rispetto della vigente normativa generale e speciale.
I criteri di valutazione fanno riferimento alla normativa civilistica e ai principi contabili applicabili, nonché agli standard generalmente accettati e adottati nella prassi per società simili a Gestione Sinistri Nord-Ovest Srl.
Nei loro comportamenti i dipendenti e i Fornitori sono tenuti al rispetto dei principi di separazione contabile e organizzativa, al fine di garantire la massima correttezza e trasparenza nella gestione delle operazioni contabili in conformità alle disposizioni emanate in materia dalle Autorità.
Eventuali omissioni, errori, falsificazioni di scritture contabili o registrazioni, devono essere tempestivamente segnalate agli organi di controllo della Società.
I Destinatari che a qualunque titolo siano coinvolti nella formazione dei prospetti informativi per l’offerta al pubblico di strumenti finanziari ed in generale dei documenti che rappresentino la situazione economica, patrimoniale e finanziaria della banca, è vietato esporre fatti non rispondenti al vero, anche se oggetto di valutazione, ovvero omettere informazioni e occultare dati in violazione diretta o indiretta dei principi contabili, normativi e delle regole procedurali interne.
E’ vietato determinare la maggioranza in assemblea mediante pratiche non corrette, atti simulati o fraudolenti.

Reati societari
La società si attende che i propri dipendenti, consulenti, nello svolgimento delle proprie mansioni, non pongano in essere comportamenti illeciti costituenti i reati in materia societaria previsti dal Codice Civile e dall’art. 25 ter, dalla lettera a) alla lettera s) del D.Lgs. n. 231/01.
In particolare la società ritiene valori necessari la chiarezza, veridicità e trasparenza delle scritture contabili e del bilancio. I Destinatari che, a qualsiasi titolo, devono procedere all’elaborazione, gestione, trasferimento e ad ogni forma di trattamento di dati contabili, devono rispettare scrupolosamente le procedure interne in materia di contabilità, e trattare tali dati secondo correttezza e veridicità. Omissioni, errori, falsificazioni di scritture contabili devono essere comunicate al superiore ovvero all’Organismo di Vigilanza individuato e nominato ai sensi del D.Lgs. 231/01.
Reati con finalità di terrorismo ed eversione dell’ordine democratico
La società e i propri Destinatari si attengono a svolgere le proprie mansioni con il divieto di porre in essere atti o comportamenti che possano agevolare la commissione dei reati legati al terrorismo nazionale ed internazionale e eversione dell’ordine democratico e contro la personalità individuale.
Abusi di mercato
La società si attende che i Destinatari, nello svolgimento delle proprie mansioni, non pongano in essere comportamenti illeciti costituenti abusi di mercato.
Reati contro la salute e la sicurezza del lavoro
La società si attende che i Destinatari, nello svolgimento delle proprie mansioni, non pongano in essere condotte omissive o commissive costituenti i reati in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro previsti dal Codice Penale e dal D.Lgs. n. 231/01.

INFORMAZIONI E RISERVATEZZA
Riservatezza delle informazioni e dei dati personali
Le attività erogate dalla Società richiedono costantemente l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione, la rettifica, la diffusione, il blocco e la cancellazione anche attraverso sistemi informatici o telematici, di notizie, documenti ed altri dati attinenti a negoziazioni, procedimenti amministrativi, operazioni finanziarie, know how (atti, contratti, relazioni, appunti, studi, disegni, fotografie, software, etc.), nonché di dati personali.
Le banche-dati della Società possono contenere, anche su supporti informatici o telematici:
a) dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy;
b) dati che per accordi negoziali non possono essere resi noti all’esterno;
c) dati la cui divulgazione inopportuna o intempestiva potrebbe produrre, danni agli interessi aziendali.
Tutte le attività inerenti il trattamento, anche attraverso sistemi informatici o telematici, di dati personali o riservati devono essere gestite nella più stretta osservanza delle disposizioni normative vigenti in materia.
È obbligo di ogni “Destinatario” del presente Codice assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ciascuna notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa.
La Società si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri dipendenti, collaboratori, Fornitori e consulenti, utenti e ad eventuali terzi con la stessa entrati in contatto, generate o acquisite all’interno e nelle relazioni d’affari, e ad evitare ogni uso improprio di queste informazioni.
Le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati dai Destinatari del Codice durante il proprio lavoro o attraverso le proprie mansioni appartengono alla Società, in qualità di Titolare del Trattamento e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate senza specifica autorizzazione del superiore o della funzione competente. Fermo restando il divieto di divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa o di farne uso in modo da poter recare ad essa pregiudizio, ogni Destinatario del Codice dovrà:
1) acquisire e trattare solo i dati necessari ed opportuni per lo svolgimento delle proprie funzioni;
2) acquisire e trattare i dati stessi solo all’interno di specifiche procedure;
3) conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;
4) comunicare i dati stessi nell’ambito di procedure prefissate e/o su esplicita autorizzazione delle posizioni superiori e/o funzioni competenti e comunque, in ogni caso, dopo essersi assicurato circa la divulgabilità nel caso specifico dei dati;
5) assicurarsi che non sussistano vincoli assoluti o relativi alla divulgabilità delle informazioni riguardanti i terzi collegati alla Società da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, ottenere il loro consenso;
6) associare i dati stessi con modalità tali che qualsiasi soggetto autorizzato ad avervi acceso possa agevolmente trarne un quadro il più possibile preciso, esauriente e veritiero.

ATTUAZIONE E SANZIONI
Diffusione e controllo
La Società si impegna a diffondere il Codice Etico presso tutti i Destinatari.
La Società promuove la conoscenza del Codice e approva le eventuali modifiche ed integrazioni dello stesso.
La Società, in particolare, provvede a:
– divulgare la normativa del Codice;
– richiedere il rispetto da parte di tutti i Destinatari;
– curare gli aggiornamenti;
– elaborare processi di diffusione;
– fornire indicazioni e suggerimenti nelle ipotesi di dubbia interpretazione, al fine di garantire la corretta applicazione delle regole del Codice.
La Società vigila e controlla il rispetto del Codice, ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n° 231.
Violazioni e sanzioni
Il rispetto delle norme e dei principi del Codice costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali di tutti i Destinatari.
I Dipendenti che venissero a conoscenza di presunte violazioni dei principi e delle norme di comportamento del Codice devono segnalarle all’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.lgs. 231/01. La segnalazione può avvenire contattando direttamente l’Organismo di Vigilanza, secondo le modalità che esso avrà cura di specificare e comunicare a tutti i dipendenti.
L’Organismo di Vigilanza raccoglie le segnalazioni provenienti dai Dipendenti, istruisce i casi e li valuta, garantendo la riservatezza dell’identità dei segnalanti, al fine di evitare qualsiasi tipo di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, fatti salvi gli obblighi di Legge.
I comportamenti dei Dipendenti contrari al Codice vengono sanzionati in ragione della gravità dei fatti accertati, nel rigoroso rispetto dei principi del diritto alla difesa, sulla base di quanto previsto dalle disposizioni di Legge e dei contratti: nel caso, l’Organismo di Vigilanza si coordina con l’Organo amministrativo della Società in merito ai provvedimenti sanzionatori.
Alle violazioni del Codice da parte dei Dipendenti si applicheranno le norme aziendali in materia di sanzioni disciplinari.
L’inosservanza del Codice da parte dei Destinatari può costituire causa di risoluzione dei rapporti contrattuali, qualora venisse meno il rapporto fiduciario o si configurasse un grave inadempimento dei doveri di correttezza, buona fede e lealtà nell’esecuzione del contratto.
Modifiche ed integrazioni
Il Codice Etico sarà oggetto di revisione periodica da parte del Consiglio di Amministrazione della Società, sulla base anche delle segnalazioni pervenute dagli organismi di controllo e di quelli consultivi preposti al controllo dell’adozione e dell’adeguamento del Codice Etico. Ogni eventuale variazione e/o integrazione del presente Codice Etico, approvata dal Consiglio di Amministrazione della Società, sarà quindi sottoposta per ricezione, ratifica ed implementazione ai competenti organi e successivamente portata a conoscenza dei Destinatari.
Modalità di consultazione del Codice Etico
Il Codice sarà a disposizione di tutti di destinatari sul sito internet della società stessa www.gesigroup.it

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